W dniu 17 listopada 2023 r. weszło w życie znowelizowane rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 1 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe (zwane dalej: „rozporządzeniem”). Zgodnie z treścią znowelizowanych przepisów rozporządzenia, na pracodawcy ciąży obowiązek wdrożenia zasad z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy dotyczących organizacji stanowisk pracy pracowników w terminie do dnia 17 maja 2024 r.

Czym jest stanowisko pracy w świetle znowelizowanych przepisów rozporządzenia?

  • Zgodnie ze znowelizowanymi przepisami rozporządzenia, stanowiskiem pracy jest przestrzeń pracy wraz z:
    wyposażeniem podstawowym: monitorem, klawiaturą, myszką lub innymi urządzeniami wejściowymi, oprogramowaniem z interfejsem dla użytkownika,
  • krzesłem i stołem,
  • opcjonalnie: ze stacją dysków, drukarką, skanerem, uchwytem na dokumenty, podnóżkiem.

Jak wynika z treści znowelizowanych przepisów rozporządzenia, na pracodawcy spoczywa obowiązek dostosowania stanowisk pracy pracowników do wymogów sprecyzowanych nowym brzmieniem rozporządzenia, w terminie do dnia 17 maja 2024 r. Podkreślenia przy tym wymaga, że obowiązek pracodawcy w tym zakresie dotyczy wyłącznie organizacji stanowisk pracy pracowników użytkujących monitory przynajmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy. Nie dotyczy on bowiem organizacji stanowisk pracy dla pracowników świadczących pracę przy monitorach przez mniejszą ilość godzin.

Pracodawca – celem realizacji ww. obowiązków – winien jest zatem:

  • wyposażyć stanowisko pracy pracowników w krzesło posiadające podłokietniki z możliwością ich regulacji (w dotychczas obowiązującym stanie prawnym wystarczającym było, aby krzesło było wyposażone w podłokietniki),
  • wyposażyć stanowisko pracy pracowników w biurko, którego konstrukcja powinna umożliwiać ergonomiczne ustawienie elementów wyposażenia stanowiska pracy, tj. posiadać na tyle obszerny blat, który pozwoli na łatwe wykonywanie czynności zawodowych i ustawienie klawiatury z zachowaniem takiej odległości od przedniej krawędzi stołu, która pozwoli na podparcie dla rąk i przedramion z zachowaniem co najmniej kąta prostego między ramieniem i przedramieniem,
  • zapewnić, aby przestrzeń pod biurkiem (stołem) była wystarczająca, aby pracownik zmieścił w niej swoje nogi i miał swobodę w zmianie pozycji siedzącej.

Nowość w przepisach rozporządzenia dotycząca laptopów

Do znowelizowanego rozporządzenia zostało wprowadzone pojęcie laptopa jako „systemu przenośnego”. Zgodnie z przepisami rozporządzenia, pracownik, który wykorzystuje w pracy laptop przynajmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy powinien mieć zapewniony opcjonalnie:

  • monitor stacjonarny,
  • podstawkę umożliwiającą ustawienie ekranu w taki sposób, żeby jego górna krawędź znajdowała się na wysokości oczu pracownika.

Nadto, pracodawca winien jest zapewnić pracownikowi dodatkową klawiaturę, która nie jest połączona z laptopem oraz dodatkową mysz.

Okulary korekcyjne i szkła kontaktowe

W odniesieniu do obowiązku pracodawcy dotyczącego zapewnienia pracownikom okularów korekcyjnych i szkieł kontaktowych, wskazać należy, że w dotychczas obowiązującym stanie prawnym, na pracodawcy spoczywał obowiązek zapewnienia pracownikom jedynie okularów korekcyjnych, jednakże – w świetle znowelizowanych przepisów rozporządzenia – pracodawca winien jest zapewnić pracownikom także soczewki kontaktowe. Obowiązki pracodawcy w tym zakresie zostały szczegółowo omówione w artykule pn. „Partycypacja pracodawcy w kosztach zakupu okularów i soczewek kontaktowych dla pracowników”, opublikowanym na stronie internetowej naszej Kancelarii pod linkiem: „Partycypacja pracodawcy w kosztach zakupu okularów i soczewek kontaktowych dla pracowników”

Stanowiska wyposażone w monitory ekranowe w świetle nowych przepisów – podsumowanie

Znowelizowane przepisy rozporządzenia dotyczące bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe dotyczy jedynie pracowników, którzy spędzają przy ekranie monitora co najmniej połowę dobowego wymiaru czasu pracy. Jeżeli pracownik pracuje przy monitorze przez krótszy okres, to powyższe rozporządzenie nie znajduje zastosowania. Dodatkowo pracodawca ma obowiązek zrefundować takiemu pracownikowi zakup nie tylko okularów korekcyjnych, ale i soczewek kontaktowych.

Obowiązkiem pracodawców zatrudniających pracowników przy stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe jest dostosowanie stanowisk pracy do minimalnych wymogów. Do najważniejszych z nich należą:

  • zapewnienie pracownikom pracującym na laptopach dodatkowego monitora lub podstawki pod laptopa
  • wyposażenie urządzenia w klawiaturę i mysz.

W nowelizacji rozporządzenia nie znalazły się zapisy dotyczące szczegółowych wymagań, takich jak możliwość regulacji ustawień monitora czy klawiatury. Nie ma też mowy o zachowaniu odpowiedniej odległości pomiędzy sąsiednimi stanowiskami oraz odległością monitora od oczu pracownika. Wszelkie wytyczne w tym zakresie nie zostały podane w centymetrach oraz w kątach nachylenia jak miało to miejsce wcześniej. Obecnie rozporządzenie zawiera jedynie ogólne zalecenia dotyczące tego, jak stanowisko pracy ma zostać zorganizowane. Według nowych wskazań powinno ono być przystosowane do warunków pracy oraz do potrzeb pracownika, jak np. dostosowanie biurka do wzrostu pracownika, a także liczby godzin spędzonych przy ekranie monitora.