Na posiedzeniu Sejmu w dniu 30 listopada 2022 r. uchwalone zostały zmiany w kodeksie pracy wprowadzające m.in. regulacje dotyczące pracy zdalnej. Oznacza to, że nowe przepisy najprawdopodobniej wejdą w życie już w pierwszym kwartale 2023 r. Już teraz warto zapoznać się z projektowanymi przepisami i zaplanować niezbędne czynności do wdrożenia nowych zasad w organizacji.
Miejsce wykonywania pracy zdalnej
Zgodnie z projektowanymi przepisami praca zdalna będzie mogła być wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika.
Dopuszczenie pracownika do wykonywania pracy zdalnej będzie uzależnione od złożenia przez pracownika oświadczenia w postaci papierowej lub elektronicznej, zawierającego potwierdzenie, że na stanowisku pracy zdalnej w miejscu wskazanym przez pracownika i uzgodnionym z pracodawcą są zapewnione bezpieczne i higieniczne warunki tej pracy. Pracownik organizuje stanowisko pracy zdalnej, uwzględniając wymagania ergonomii.
Sposoby wprowadzenia pracy zdalnej
Zgodnie z projektowanymi przepisami uzgodnienia między stronami umowy o pracę dotyczące wykonywania pracy zdalnej przez pracownika będą mogły być poczynione już przy zawieraniu umowy o pracę, ale też w trakcie zatrudnienia.
Zasady wykonywania pracy zdalnej pracodawca będzie musiał określić w porozumieniu zawieranym pomiędzy pracodawcą i związkami zawodowymi, a gdy jest to niemożliwe – w regulaminie konsultowanym z przedstawicielami pracowników. Projekt ustawy zawiera szereg wymogów co do obligatoryjnych elementów takiego porozumienia/regulaminu. W jego treści pracodawca powinien określić m.in. grupę lub grupy pracowników, którzy mogą być objęci pracą zdalną, zasady pokrywania przez pracodawcę kosztów pracy zdalnej, zasady porozumiewania się pracodawcy i pracownika wykonującego pracę zdalną, w tym sposób potwierdzania obecności na stanowisku pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną czy też zasady kontroli wykonywania pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną, w tym w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy oraz przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji. Dodatkowo pracodawca powinien określić zasady instalacji, inwentaryzacji, konserwacji, aktualizacji oprogramowania i serwisu powierzonych pracownikowi narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych.
Praca zdalna na polecenie pracodawcy
Pracodawca będzie mógł zdecydować o wprowadzeniu pracy zdalnej w drodze jednostronnej czynności – polecenia służbowego, jednakże takie uprawnienie będzie miał wyłącznie w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu lub w okresie, w którym zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie jest
czasowo możliwe z powodu działania siły wyższej, i tylko jeśli pracownik złoży bezpośrednio przed wydaniem polecenia oświadczenie w postaci papierowej lub elektronicznej, że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej. W przypadku zmiany warunków lokalowych i technicznych uniemożliwiającej wykonywanie pracy zdalnej pracownik informuje o tym niezwłocznie pracodawcę. W takim przypadku pracodawca niezwłocznie cofa polecenie wykonywania pracy zdalnej. Dodatkowo pracodawca może w każdym czasie cofnąć polecenie wykonywania pracy zdalnej, o którym z co najmniej jednodniowym uprzedzeniem.
Praca zdalna na wniosek pracownika
Praca zdalna będzie mogła zostać wprowadzona także na wniosek pracownika. Warto wskazać, że zgodnie z projektowanymi przepisami pracodawca nie będzie mógł odmówić wyrażenia zgody na pracę zdalną, jeśli wniosek został złożony przez m.in. pracownicę w ciąży, rodzica, którzy wychowuje dziecko do 4. roku życia, a także rodzica lub opiekuna, którzy opiekuje się osobami z niepełnosprawnością w rodzinie.
O przyczynie odmowy uwzględnienia wniosku pracodawca informuje pracownika w postaci papierowej lub elektronicznej w terminie 7 dni roboczych od dnia złożenia wniosku przez pracownika.
Praca zdalna okazjonalna
Praca zdalna będzie mogła być wykonywana także okazjonalnie na wniosek pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej, ale tylko w wymiarze nieprzekraczającym 24 dni w roku kalendarzowym.
Zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej
W przypadku powierzenia wykonywania pracy zdalnej w trakcie zatrudnienia każda ze stron umowy o pracę będzie mogła wystąpić z wiążącym wnioskiem, złożonym w postaci papierowej lub elektronicznej, o zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej i przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy. W takim przypadku strony ustalają termin, od którego nastąpi przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy, nie dłuższy niż 30 dni od dnia otrzymania wniosku. W razie braku porozumienia, przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy następuje w dniu następującym po upływie 30 dni od dnia otrzymania wniosku.
Należy jednak wskazać, że pracodawca nie będzie mógł wystąpić z wiążącym wnioskiem o zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej i przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy przez pracownika, chyba że dalsze wykonywanie pracy zdalnej nie jest możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika.
Ochrona pracownika korzystającego z pracy zdalnej przed dyskryminacją
Zgodnie z projektowanymi przepisami pracownik nie będzie mógł być w jakikolwiek sposób dyskryminowany z powodu wykonywania pracy zdalnej, jak również z powodu odmowy wykonywania takiej pracy.
Odmowa wyrażenia przez pracownika zgody na zmianę warunków wykonywania pracy, wystąpienie z wnioskiem o wykonywanie pracy zdalnej przez pracownika, a także zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej nie mogą stanowić przyczyny uzasadniającej wypowiedzenie przez pracodawcę umowy o pracę.
Podstawowe obowiązki pracodawcy związane z pracą zdalną
Zgodnie z projektowanymi przepisami pracodawca będzie zobowiązany umożliwić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną przebywanie na terenie zakładu pracy, kontaktowanie się z innymi pracownikami oraz korzystanie z pomieszczeń i urządzeń pracodawcy, a także z zakładowych obiektów socjalnych i prowadzonej działalności socjalnej na zasadach przyjętych dla ogółu pracowników.
Dodatkowo, wobec pracownika wykonującego pracę zdalną pracodawca będzie zobowiązany:
- zapewnić materiały i narzędzia pracy, w tym urządzenia techniczne, niezbędne do wykonywania pracy zdalnej,
- zapewnić instalację, serwis, konserwację narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej lub pokryć niezbędne koszty związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, a także pokryć koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, a także pokryć inne koszty związane z wykonywaniem pracy zdalnej, jeżeli zwrot takich kosztów został określony w porozumieniu lub regulaminie ustalającym warunki pracy zdalnej,
- zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną szkolenia i pomoc techniczną niezbędne do wykonywania tej pracy,
- określić procedury ochrony danych osobowych oraz przeprowadzić, w miarę potrzeby, instruktaż i szkolenie w tym zakresie.
Należy jednak zauważyć, że snowe przepisy dopuszczają wykorzystywanie przez pracownika wykonującego pracę zdalną materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej zapewnionych przez pracownika, o ile spełniają one wymogi dot. bezpieczeństwa i higieny pracy.
Kontrola wykonywania pracy zdalnej
Zgodnie z projektowanymi przepisami pracodawca będzie miał prawo przeprowadzać kontrolę wykonywania pracy zdalnej przez pracownika, w tym kontrolę w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy oraz kontrolę przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji. Kontrolę taką pracodawca będzie przeprowadzał w porozumieniu z pracownikiem w miejscu wykonywania pracy zdalnej, w godzinach pracy pracownika. Wykonywanie czynności kontrolnych nie może naruszać prywatności pracownika wykonującego pracę zdalną i innych osób ani utrudniać korzystania z pomieszczeń domowych w sposób zgodny z ich przeznaczeniem.
Jeżeli pracodawca w trakcie kontroli pracy zdalnej stwierdzi uchybienia w przestrzeganiu przepisów i zasad w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy lub w zakresie przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, zobowiązuje pracownika do usunięcia stwierdzonych uchybień we wskazanym terminie albo cofa zgodę na wykonywanie pracy zdalnej przez tego pracownika. W
przypadku wycofania zgody na wykonywanie pracy zdalnej pracownik rozpoczyna pracę w dotychczasowym miejscu pracy w terminie określonym przez pracodawcę.
Jakich rodzajów prac nie można wykonywać w ramach pracy zdalnej?
Praca zdalna nie będzie mogła obejmować prac:
- szczególnie niebezpiecznych,
- w wyniku których następuje przekroczenie dopuszczalnych norm czynników fizycznych określonych dla pomieszczeń mieszkalnych,
- z czynnikami chemicznymi stwarzającymi zagrożenie, o których mowa w przepisach w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy związanej z występowaniem czynników chemicznych w miejscu pracy,
- związanych ze stosowaniem lub wydzielaniem się szkodliwych czynników biologicznych, substancji radioaktywnych oraz innych substancji lub mieszanin wydzielających uciążliwe zapachy,
- powodujących intensywne brudzenie.
Koszty związane z pracą zdalną
Zgodnie z projektowanymi przepisami pracodawca pokrywa koszty pracy zdalnej albo wypłaca pracownikowi ekwiwalent tych kosztów. Dopuszczalne jest również wprowadzenie ryczałtu, którego wysokość powinna odpowiadać prognozowanym kosztom, które pracownik ponosi w związku z pracą zdalną. Przy ustalaniu wysokości takiego ryczałtu pracodawca powinien wziąć pod uwagę koszty zużycia narzędzi pracy i materiałów niezbędnych do wykonywania pracy, w tym urządzeń technicznych, a także koszty zużycia energii elektrycznej oraz koszty usług telekomunikacyjnych. Przy ustalaniu ryczałtu pracodawca powinien wziąć pod uwagę ceny rynkowe i odpowiednio udokumentować swoje wyliczenia.
Koszty pracy zdalnej a przychód pracownika
Pokrycie kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej przez pracownika, wypłata ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu, prawdopodobnie nie będzie stanowić przychodu w rozumieniu przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
Z uwagi na szeroki zakres zmian w zakresie pracy zdalnej już teraz należałoby rozpocząć czynności związane z aktualizacją regulaminów pracy, a także zweryfikować i uaktualnić wzory dokumentów pracowniczych, aby obejmowały wszystkie wymagane na mocy projektowanych zmian pouczenia i informacje, a także przygotować szereg nowych dokumentów. Nasza Kancelaria wspomaga działy HR na każdym etapie takiego wdrożenia.
