W dniu 27 listopada 2020 r. Prezydent Rzeczpospolitej Polskiej podpisał uchwaloną w dniu 18 listopada 2020 r. ustawę o doręczeniach elektronicznych (Dz. U. z 2020 r. poz. 2320). Ustawa stanowi implementację Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z dnia 23 lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz uchylające dyrektywę 1999/93/WE (dalej: Rozporządzenie eIDAS).

W uzasadnieniu projektowanych zmian, polski ustawodawca wskazał, iż przyczynkiem do wprowadzenia rozwiązań proponowanych tą ustawą, jest postępujący rozwój informatyzacji podmiotów publicznych. Niewątpliwie, cyfryzacja stosunków na linii podmioty publiczne – obywatel lub przedsiębiorcy, jest maksymalnym ułatwieniem i uproszczeniem wielu procesów załatwiania spraw, które co istotne, nie w każdej procedurze są, na ten moment, skuteczne.

Główne założenie ustawy.
Założeniem ustawodawcy jest wprowadzenie nowego, elektronicznego sposobu komunikacji podmiotów niepublicznych (obywatel, przedsiębiorca) z podmiotami publicznymi, z odejściem od formy papierowej, przy jednoczesnym ustaleniu zasad wymiany tej korespondencji. Inicjatorem takiego przekazu korespondencji może być każda ze stron korespondencji, tj. podmiot niepubliczny, albo podmiot publiczny. Tutaj należy zastrzec, iż zaproponowane przez ustawodawcę rozwiązania będą mogły być wykorzystywane również w korespondencji między podmiotami niepublicznymi.

Do świadczenia usług, uregulowanych przedmiotową ustawą, będzie zobowiązany tzw. operator wyznaczony, którym do dnia 31 grudnia 2025 r. będzie operator wyznaczony w rozumieniu art. 3 pkt. 13 ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. – prawo pocztowe, czyli Poczta Polska S.A.

Ustawa przewiduje doręczenia elektroniczne w formie publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego oraz publicznej usługi hybrydowej.

Publiczna usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego, stanowi usługę o której mowa w art. 3 pkt. 36 Rozporządzenia eIDAS, świadczoną przez operatora wyznaczonego. Oznacza bowiem usługę umożliwiającą przesłanie danych między stronami drogą elektroniczną i zapewniającą dowody związane z posługiwaniem się przesyłanymi danymi, w tym dowód wysłania i otrzymania danych, oraz chroniącą przesyłane dane przed ryzykiem utraty, kradzieży, uszkodzenia lub jakiejkolwiek nieupoważnionej zmiany. Polski ustawodawca, przyjęty w ustawie model usługi rejestrowanej, traktuje jako domyślny sposób wymiany korespondencji. Operator, w ramach tej usługi, umożliwia przekazywanie korespondencji w formie elektronicznej, zapewniając identyfikację nadawcy i odbiorcy, zabezpieczenie wysłania i otrzymania danych zaawansowaną pieczęcią elektroniczną, wskazanie za pomocą kwalifikowanego elektronicznego znacznika czasu, daty i czasu wysłania oraz otrzymania korespondencji. Co ważne, istotnym elementem w ramach tej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego, jest obowiązek operatora do wystawiania dowodów wysłania i otrzymania korespondencji.
Dowód otrzymania korespondencji jest wystawiany po:

  1. Dokonaniu odbioru korespondencji przekazanej na adres do doręczeń podmiotu niepublicznego; przez odbiór dokumentu elektronicznego ustawodawca rozumie każde działanie adresata, powodujące że adresat dysponuje dokumentem, który wpłynął na ten adres i może zapoznać się z jego treścią. W tej też chwili korespondencja jest uważana za doręczoną.
  2. Wpłynięciu korespondencji na adres do doręczeń podmiotu publicznego; przez wpływ korespondencji ustawodawca rozumie zaistnienie takich warunków technicznych, które umożliwiają adresatowi odbiór doręczanego dokumentu. W tej też chwili, korespondencja jest uważana za doręczoną.
  3. Upływie 14 dni od dnia wpłynięcia korespondencji przesłanej przez podmiot publiczny na adres do doręczeń elektronicznych podmiotu niepublicznego, jeżeli adresat nie odebrał go przed upływem tego terminu. Po upływie 14 dni od wskazanego w dowodzie otrzymania dnia wpłynięcia korespondencji na adres do doręczeń, korespondencja jest uznawana za doręczoną.

W ramach tej usługi, operator zobligowany został przez ustawodawcę do zapewnienia użytkownikom dostępności skrzynki doręczeń, jej odpowiedniej pojemności z podziałem na korespondencję prowadzoną z podmiotami publicznymi i niepublicznymi, w tym usługi przechowania.

Publiczna usługa hybrydowa, o której mowa w art. 2 ust. 1 pkt. 3 ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. – prawo pocztowe. Według definicji ustawowej, stanowi ona przesyłanie przesyłek pocztowych przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, jeżeli na etapie przyjmowania, przemieszczania lub doręczania przekazu informacyjnego przyjmują one fizyczną formę przesyłki listowej. Ma ona stanowić swoiste uzupełnienie podstawowego sposobu komunikacji, odbywającego się przy wykorzystaniu publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego. Według założeń ustawodawcy, opcja ta jest skierowana przede wszystkim do osób, wykluczonych cyfrowo, nie potrafiących korzystać ze środków komunikacji elektronicznej, które nie chcą z nich korzystać, albo po prostu nie są na to gotowe. Innymi słowy, ma ona umożliwić takim osobom otrzymywanie korespondencji w postaci papierowej. Jest ona, analogicznie jak usługa rejestrowa, świadczona przez operatora wyznaczonego. W ramach usługi hybrydowej, operator pocztowy, otrzymując korespondencję w formie elektronicznej, przekształca dokument elektroniczny nadany przez podmiot publiczny z adresu do doręczeń elektronicznych w przesyłkę listowną w celu doręczenia korespondencji do adresata. W tej sytuacji operator zobligowany jest do posiadania takiej infrastruktury, która umożliwi wydruk i kopertowanie korespondencji w postaci elektronicznej, przy jednoczesnym zachowaniu tajemnicy pocztowej. Wszelkie czynności przekształcenia dokumentu w postaci elektronicznej na papierową muszą być odpowiednio ewidencjonowane i dokonane przez operatora wyznaczonego z należytą starannością i jakością techniczną, tak by umożliwić adresatowi zapoznanie się z treścią korespondencji (papierowej) bez konieczności dodatkowego weryfikowania treści z dokumentem elektronicznym. Wydruk, dokonany przez operatora wyznaczonego, swą mocą zrównano z mocą dokumentu, z których zostały wykonane.

Powyższe usługi, świadczone przez Pocztę Polską S.A. mają być, co do zasady odpłatne. Opłata będzie pobierana od nadawcy korespondencji. Zwolniona z opłat ma być korespondencja między podmiotami publicznymi przy użyciu usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego, a nadto korespondencja przekazywana przez podmiot niepubliczny do podmiotu publicznego, przy użyciu rejestrowanego doręczenia elektronicznego. Jak będą kształtować się ceny ustalone przez Pocztę Polską S.A.? Ustawodawca w tym zakresie wskazał, iż usługi będą świadczone przez operatora „po przystępnych cenach”, i jakkolwiek jest to zwrot nieostry, a przyjęte rozwiązanie może zdawać się wątpliwe z perspektywy przyznania do 2025 r. Poczcie Polskiej S.A. de facto wyłączności na powyższe usługi, to zastrzeżono kontrolę zaproponowanego cennika przez Prezesa Urzędu Komunikacji Elektronicznej, który upoważniony został do wniesienia sprzeciwu do całości lub części cennika. Ostateczna wersja cennika będzie do wglądu w Biuletynie Informacji Publicznej na stronach podmiotowych ministra właściwego do spraw informatyzacji, do spraw łączności, Prezesa UKE. Mają być także dostępne na stronie internetowej Poczty Polskiej S.A. oraz w każdej placówce pocztowej.

Ażeby komunikacja elektroniczna mogła być realizowana w sposób określony ustawą, koniecznym będzie posiadanie adresu do doręczeń elektronicznych wpisanego do Bazy Adresów Elektronicznych. Ustawodawca przewiduje grupę obowiązanych do posiadania adresu do doręczeń elektronicznych oraz grupę uprawnionych do jego posiadania.

Zobowiązanymi do posiadania adresu do doręczeń elektronicznych wpisanego do Bazy Adresów Elektronicznych, są przede wszystkim podmioty publiczne według definicji zawartej w art. 2 pkt. 6) ustawy o doręczeniach elektronicznych (m.in. administracja publiczna), komornicy sądowi, a nadto adwokaci, radcowie prawni, doradcy podatkowi, doradcy restrukturyzacyjny, rzecznicy patentowi, notariusze, pod warunkiem że wykonują zawód, oraz radcowie Prokuratorii Generalnej Rzeczpospolitej Polskiej wykonujący czynności służbowe, podmioty niepubliczne wpisane do rejestru przedsiębiorców KRS i do CEIDG. W pozostałych zaś przypadkach, tj. tzw. podmiotów niepublicznych (osoby fizyczne oraz podmioty, niewymienione przez ustawodawcę w art. 2 pkt. 6), ustawodawca przewiduje uprawnienie do posiadania adresu do doręczeń elektronicznych powiązanego z publiczną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego, albo kwalifikowaną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego.

Utworzenie adresu do doręczeń oraz przyporządkowanie do niego skrzynki doręczeń, będzie odbywać się na wniosek albo automatycznie. Kompetencja do tworzenia adresów do doręczeń elektronicznych została przyznana ministrowi właściwemu do spraw informatyzacji, na wniosek obowiązanego lub uprawnionego, a w przypadku podmiotów publicznych wpisanych do KRS i podmiotów niepublicznych wpisanych do KRS albo do CEIDG, także automatycznie.

Wniosek o utworzenie adresu do doręczeń elektronicznych będzie składany on-line za pośrednictwem usług udostępnionych przez właściwych ministrów do spraw gospodarki lub informatyzacji. Podmiot występujący z wnioskiem o utworzenie adresu do doręczeń elektronicznych będzie jednocześnie informowany o skutkach wpisu adresu do Bazy Adresów Elektronicznych, w tym o prawach i obowiązkach posiadacza. Szczegółowe wymogi formalne dotyczące składanych wniosków ustawodawca określił w art. 12 – 14 ustawy. Po utworzeniu adresu do doręczeń elektronicznych wnioskodawca zostanie o tym fakcie powiadomiony wiadomością, przesłaną na wskazany we wniosku adres poczty elektronicznej. Z kolei wpis automatyczny dotyczy podmiotów, wpisywanych do KRS lub do CEIDG, po otrzymaniu przez Ministra właściwego do spraw informatyzacji wniosku o wpis do KRS lub do CEIDG. W tym przypadku, minister właściwy do spraw informatyzacji otrzymuje za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, określone w art. 16 ustawy, dane z KRS lub z CEIDG. O fakcie utworzenia adresu do doręczeń i przyporządkowaniu skrzynki do doręczeń, zostaje powiadomiony tzw. administrator skrzynki na wskazany adres poczty elektronicznej.

Co ważne, podmioty publiczne oraz podmioty niepubliczne, niebędące osobami fizycznymi są zobligowane do wyznaczenia tzw. administratora skrzynki. Osoby fizyczne niebędące podmiotami publicznymi są z kolei do tego uprawnione. Administrator skrzynki jest podmiotem uprawnionym do aktywowania skrzynki doręczeń, a nadto do zarządzania nią, w tym do wysyłki i odbioru korespondencji, konfiguracji ustawień skrzynki, zarządzania korespondencją zgromadzoną w skrzynce.

Adresy do doręczeń elektronicznych są gromadzone w tzw. Bazie Adresów Elektronicznych, którą prowadzi minister właściwy do spraw informatyzacji. Podkreślenia wymaga, co zdaje się być nader istotne, z punktu widzenia, funkcjonowania adresów do doręczeń elektronicznych, iż wpisanie adresu do doręczeń elektronicznych do Bazy Adresów Elektronicznych jest równoznaczne z żądaniem doręczania korespondencji przez podmioty publiczne na ten adres. Wpis adresu do doręczeń elektronicznych do Bazy Adresów Elektronicznych jest dokonywany albo bezterminowo, albo na okres 3 lat, w zależności od tego, kto jest posiadaczem danego adresu do doręczeń elektronicznych.

Doręczenia dokonywane przy wykorzystaniu powyższych usług mają mieć skutki analogiczne do doręczeń za pośrednictwem listu poleconego oraz listu za zwrotnym potwierdzeniem odbioru. Dotyczy to zatem takiej korespondencji, która wymaga potwierdzenia jej doręczenia do adresata.

Ustawa o doręczeniach elektronicznych, co do zasady, ma wejść w życie z dniem 1 lipca 2021 r., przewidując w zakresie poszczególnych instytucji ich etapowe wejście w życie, nie później niż do dnia 1 października 2029 r. Poza samym uregulowaniem kwestii e-doręczeń, wprowadzono szereg zmian związanych z e-doręczeniami w ustawach regulujących poszczególne procedury, w tym w procedurze cywilnej, administracyjnej, postępowaniu egzekucyjnym w administracji, procedurze przed sądami administracyjnymi, procedurze karnej, postępowaniu w sprawach o wykroczenia, czy ordynacji podatkowej. Z uwagi jednak na rozpiętość materii, omówienie głównych założeń w tym zakresie, stanowić będzie przedmiot odrębnego artykułu.